Buchhaltung

Unter dem Menüpunkt Buchhaltung befinden sich die Dialogmasken zur Abwicklung der Buchführung des Kleingartenvereins.

Stammdaten

Zu den Stammdaten der Buchhaltung gehören der Kontenplan, sowie der Aufbau von Gewinn- und Verlustrechnung bzw. der Einnahmen-Ausgaben-Überschussrechnung und der Bilanz bzw. Vermögensaufstellung. Abhängig davon, welches Abschlussverfahren für die Buchhaltung des Vereins gewählt wird, ob Bilanzierung oder Einnahmen-Ausgaben-Überschussrechnung (EAÜ)

sind die Menüeinträge entsprechend angepasst.

Ebenfalls befinden sich die Steuersätze für Vor- und Mehrwertsteuer darunter.

Kontenplan

In der Dialogmaske Kontenplan wird der vom Verein benutzte Kontenplan verwaltet. Der hier hinterlegte Kontenrahmen ist an den von der DATEV herausgegebenen Kontenrahmen für Vereine angelehnt.

 

Der Kontenplan wird jahresabhängig dargestellt. In der Auswahlbox rechts oben in der Dialogmaske kann das Jahr ausgewählt werden. Zur Verfügung stehen das aktuelle Buchungsjahr, das Vorjahr und das Folgejahr. Solange für das Vorjahr kein Jahresabschluss erstellt wurde, kann der Vorjahreskontenplan bearbeitet werden.

 

Unter dem Menüpunkt Kontendefinition befinden sich die Dialogmasken zum

·       Hinzufügen
von Kontendefinitionen aus dem Kontenrahmen
Hierbei werden zunächst die Konten, die im Kontenrahmen bereits hinterlegt sind, zur Auswahl gestellt, beginnend mit den Konten der Bilanz bzw. Vermögensaufstellung. Die Konten sind nach den Vermögensposten im Kontenrahmen sortiert.
Mit Hilfe der Auswahlbox oben links kann jeweils zu den Konten der Gewinn- und Verlustrechnung, EAÜ bzw. der Bilanz, Vermögensaufstellung gewechselt werden.
Die Schaltflächen mit den Pfeilen ermöglichen ein zurück- bzw. vorschalten zwischen den einzelnen Erfolgs- bzw. Bilanzposten.
Die Schaltfläche Kontendefinition übernehmen stellt die ausgewählte Kontendefinition in den Kontenplan des Vereins.


Die Schaltfläche Neu anlegen öffnet die Dialogmaske Neues Konto.

Diese ist im oberen Teil ähnlich zur vorherigen Dialogmaske aufgebaut. In der Auswahlliste im unteren Maskenteil werden die Kontenbereiche dargestellt, die im Kontenrahmen noch nicht definiert sind. Innerhalb dieser Kontonummern können eigene Kontendefinitionen angelegt werden. Diese werden mit der Schaltfläche Übernehmen in den Kontenplan des Vereins übernommen.

Wird dem Kontenplan eine Kontendefinition hinzugefügt, für die im Kontenrahmen ein Steuerabzug als möglich hinterlegt ist, so werden im rechten unteren Teil zusätzliche Auswahlfelder eingabebereit.

Wird der automatische Steuerabzug aktiviert, so wird bei jeder Buchung gegen dieses Konto automatisch Steuer abgezogen. Bei bilanzierenden Vereinen wird der Nettobetrag auf das Konto gebucht und der Steueranteil auf das entsprechende Steuerkonto. Bei EAÜ-Rechnern wird der Bruttobetrag auf das Konto gebucht und der Steueranteil zu statistischen Zwecken auf die Steuerkonten.

·       Ändern
Damit ist das Ändern selbsteingerichteter Konten möglich, die im Kontenrahmen noch nicht vorbelegt waren. Dies ist solange möglich, wie die Konten noch nicht „bebucht“ wurden. Es wird die Dialogmaske Kontendefinition ändern geöffnet.

·       Löschen
Kontendefinitionen werden aus dem Kontenplan entfernt, sofern diese Konten noch nicht „bebucht“ wurden.

·       Beenden
Die Dialogmaske Kontenplan wird beendet.

 

Hinter dem Menüpunkt Zahlungskonten steht die Dialogmaske zur Einrichtung der für die Zahlung der Jahresrechnung zu verwendenden Konten.

Die hier hinterlegten Konten werden in der Dialogmaske Buchen Zahlung Jahresrechnung angesprochen. Es können nur Konten aus dem Kontenplan des Vereins ausgewählt werden.
Durch Betätigen der Schaltfläche Voreinstellung werden Standardkonten im Kontenplan automatisch eingerichtet und als Zahlungskonten eingetragen. Dies sind die Konten 1000 (Kasse) und 1200 (Bank).

 

Die Einrichtung der Zahlungskonten muss vor dem ersten Buchen einer Zahlung erfolgen.

 

Es müssen alle vier Zahlungskonten eingerichtet werden. Wird jedoch nur ein Bankkonto benötigt, so kann für beide Bankkonten das gleiche Zahlungskonto eingerichtet werden, z.B. das Konto 1200.

Entsprechendes gilt für die Kassenkonten. Dies entspricht der Kontenauswahl, wie sie unter Voreinstellung eingerichtet wird.

 

Hinter dem Menüpunkt Abschlusssteuerung steht die Dialogmaske zum Einrichten des Abschlussverfahrens für das aktuelle Buchungsjahr der Vereinsbuchhaltung.

Abhängig von der Wahl des Abschlussverfahrens werden Buchungen, die Steuern enthalten, unterschiedlich gebucht.

In der Dialogmaske sind die jeweilig zu „bebuchenden“ Steuerkonten dargestellt:

·       Abschlussverfahren Bilanz:
Es wird eine Nettobuchung durchgeführt, die Steuerkonten gehören zu den Bilanzkonten.
Sind 116 DM auf ein Konto mit 16 % Steuerabzug zu buchen, so werden auf dieses Konto 100 DM und auf das Steuerkonto der Steuerbetrag mit 16 DM gebucht.

·       Abschlussverfahren EAÜ:
Es wird eine Bruttobuchung durchgeführt, die Steuerkonten gehören in den statistischen Kontenbereich, der weder in der Vermögensaufstellung noch in der EAÜ auftaucht.
Sind 116 DM auf ein Konto mit 16 % Steuerabzug zu buchen, so werden auf dieses Konto 116 DM und auf das Steuerkonto der Steuerbetrag mit 16 DM gebucht.

 

Zwischen den Abschlussverfahren kann solange gewechselt werden, wie noch keine Buchungen mit Steuerabzug erfolgt sind.

Je nach ausgewähltem Abschlussverfahren werden die entsprechenden Steuerkonten in den Kontenplan des Vereins übernommen. Wird zwischen den Abschlussverfahren gewechselt, so bleiben die Steuerkonten im Kontenplan stehen und lassen sich nicht löschen, da dieses in der Testversion nicht möglich ist.

Der Menüpunkt Kontenplan®Gesamtansicht öffnet eine Druckvorschau für den in der Dialogmaske ausgewählten Kontenplan. Aus dieser Vorschau heraus lässt sich der Kontenplan direkt drucken.
Eine Auswahl der zu druckenden Seiten ist in der Vorschaumaske nicht möglich.

 

Der Menüpunkt Kontenrahmen®Gesamtansicht öffnet eine Druckvorschau für den im Programm hinterlegten Kontenrahmen. Aus dieser Vorschau heraus lässt sich der Kontenrahmen direkt drucken.

Eine Auswahl der zu druckenden Seiten ist in der Vorschaumaske nicht möglich.

Aufbau der Gewinn- und Verlustrechnung bzw. Einnahmen-Ausgaben-Überschussrechnung (EAÜ)

Der Aufbau der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erfolgt auf eine sehr einfache und flexible Weise.

 

Die GuV besteht aus Zeilen, denen

·       die Zeilennummer

·       ein Text und

·       eine Stufe

zugeordnet werden.

Die Zeilennummer bestimmt die Reihenfolge der Zeilen in der GuV. Der Text erscheint im Ausdruck der GuV in der Zeile mit der Zeilennummer.

Mit Hilfe der Schaltfläche Zuordnung können jeder Zeile ein oder mehrere Konten zugeordnet werden.

Deren Kontenstände werden in der Zeile aufsummiert und bei dem Druck der GuV mit ausgegeben.

Zeilen denen Konten zugeordnet werden sind Zeilen der Stufe 0.

Stufen ungleich 0 bewirken, dass in dieser Zeile Werte der vorherigen Zeilen aufsummiert werden. Diesen Zeilen sind keine Konten zugeordnet, sie dienen dazu einzelne Zeilen zu Summen zusammenzufassen.

Eine Zeile der Stufe 1 summiert alle Werte vorhergehender Zeilen der Stufe 0 auf, bis zur letzten vorherigen Zeile der Stufe 1. Entsprechend summiert eine Zeile der Stufe 2 alle Werte vorhergehender Zeilen der Stufe 1 und 0 auf, bis zur letzten vorherigen Zeile der Stufe 2.
So lassen sich außer den Kontensalden Zwischen- und Endsummen in der GuV einfügen.

Textzeilen, denen keine Konten zugeordnet sind und die auch keine Summenfunktion haben, werden mit der Stufe # kenntlich gemacht.

(Beispiel siehe Aufbau der Bilanz)

 

Die Schaltfläche Prüfen bietet eine einfache Prüfroutine des bisher erfassten Aufbaus.

Zeilen denen kein Konto zugeordnet ist führen zu einer Warnung. Fehlt eine in der Zuordnung hinterlegte Zeile im Aufbau oder ist ein zugeordnetes Konto im Kontenplan nicht vorhanden, so wird ein Fehler angezeigt. Die Ausgabe des Prüfprotokolls erfolgt über eine Druckvorschau, die direkt gedruckt werden kann.

 

Aufbau der Bilanz bzw. der Vermögensaufstellung

 

Steuersätze

Unter diesem Menüpunkt können die aktuellen Steuersätze für Vor- und Mehrwertsteuer eingestellt werden.

In der Dialogmaske Buchhaltung: Steuersätze sind zwei Steuersätze zu pflegen. Die hier dargestellten Werte gelten nach Neuinstallation des Programms.

Buchen

Unter diesem Menüpunkt befinden sich die Dialogmasken zur Bearbeitung von Buchungsvorgängen in der Vereinsbuchhaltung.

Zahlung Jahresrechnung

In der Dialogmaske wird eine Liste, der für das ausgewählte Kalenderjahr offenen Jahresrechnungen angeboten. Die Jahresrechnung wird durch den Nachnamen des Mitglieds, der Kolonie und der Gartennummer identifiziert.

Es kann der volle Rechnungsbetrag als Zahlung gebucht werden. Genauso können jedoch auch Teilzahlungen gebucht werden. Solange nicht der Gesamtbetrag der Rechnung bezahlt wurde, bleibt sie in der Liste der offenen Jahresrechnungen stehen.

Die Zahlung der Jahresrechnung kann wahlweise auf die Bank oder auf die Kasse gebucht werden. Die dabei zu „bebuchenden“ Konten werden unter Buchung®Stammdaten®Kontenplan®Zahlungskonten festgelegt.

Die Schaltfläche OK löst die Buchung der Zahlung aus, die Schaltfläche Abbrechen setzt die Eingabefelder für Datum und Betrag wieder auf die Vorschlagswerte zurück.

 

Bei der Buchung der Jahresrechnungen aus Vorjahren ist zu berücksichtigen, dass die Zahlung auf die Konten des aktuellen Buchungsjahres erfolgt.

 

Für die Jahresrechnungen des aktuellen Kalenderjahres stehen weiterhin folgende Funktionen zur Verfügung:

·       Storno
Hier kann eine bereits als bezahlt gebuchte Jahresrechnung ‘zurückgebucht’ werden. Es entsteht ein zweiter Buchungssatz für die Stornobuchung. Die Jahresrechnung wird wieder in der Auswahlliste der offenen Jahresrechnungen geführt. Es lässt sich nur der volle Rechnungsbetrag stornieren.
Diese Funktion ist über Menü und Schaltfläche erreichbar.

·       Sammelzahlung
Wurde in der Jahresrechnungserstellung eine Lastschriftdiskette für den Datenträgeraustausch mit der Bank erstellt, so kann diese hier als zusammengefasste Buchung als Zahlung gebucht werden. Die betroffenen Jahresrechnungen werden als bezahlt markiert. Es wird ein Buchungsdatensatz über die Gesamtsumme erzeugt.
Diese Funktion ist über Menü und Schaltfläche erreichbar.

·       Sammelzahlung Storno
Entsprechend der Einzelzahlung lässt sich die Sammelzahlung stornieren.
Diese Funktion ist nur über das Menü erreichbar.

Belege

In der Dialogmaske Belegbuchung können beliebige Buchungsvorgänge eingegeben werden.

Diese werden zunächst hintereinander erfasst und können im Anschluss mit Hilfe der Schaltfläche Erfasste Belege buchen, die vor Verlassen der Dialogmaske sichtbar wird, gebucht werden. Es ist zum Beispiel möglich erst alle Belege eines Monats zu erfassen und diese dann auf einmal zu buchen.

Spätestens nach Ablauf eines Monats sollte eine Buchung der erfassten Belege erfolgen. Es sammeln sich sonst zu viele Belegdaten in der Dialogmaske an, die Bearbeitung wird unübersichtlich und es kann zu Problemen bei der Buchung kommen.

Wird die Dialogmaske nach der Erfassung ohne ein Buchen der Belege verlassen, so besteht beim nächsten Öffnen der Dialogmaske keine Möglichkeit mehr, die bereits erfassten Belege zu ändern. Es ist nur möglich alle bisher zur Buchung bereitstehenden Belege zu löschen.

 

Im oberen Teil der Dialogmaske wird die Liste aller bisher erfassten und noch nicht gebuchten Buchungsvorgänge dargestellt. Zu Beginn der Eingabe einer neuen Buchung kann über die Schaltfläche Vortrag ein Vortrag für das Konto eingegeben werden. Dieser dient als Startwert für die Abstimmsumme, die über die weiteren Buchungen mitgeführt wird. So kann zunächst die Kasse gebucht werden. Soll die Abstimmsumme als Gruppensumme zum Abschluss der Kassenbuchungen auf dem Journal erscheinen, so muss sie über die Schaltfläche Gruppensumme bestätigt werden.

Als Gegenkonto für Vortrag und Abstimmsumme erscheinen die Konten 9800 und 9801, die automatisch im Kontenplan angelegt werden. Für diese Konten wird keine Buchung durchgeführt und kein Saldo fortgeschrieben. Sie erscheinen weder in der GuV noch in der Bilanz.

 

Mit Hilfe der Schaltfläche Korrigieren kann in den Korrekturmodus umgeschaltet werden.

Hier können über die Schaltflächen Einfügen, Ändern und Löschen bereits eingegebene Buchungszeilen neu eingefügt (über Eingabe der Zeilennummer positioniert), geändert und gelöscht werden. Dies ist nur für Zeilen möglich, die in der letzten Abstimmsumme berücksichtigt werden.

Darüber liegende Zeilen können nicht mehr korrigiert werden.

Sobald also eine Gruppensumme bestätigt oder ein neuer Vortrag erfasst wird, sind die darüber liegenden Zeilen nicht mehr änderbar!

Über die Schaltfläche Beenden muss zunächst der Korrekturmodus verlassen werden, bevor mit der weiteren Eingabe von Buchungszeilen fortgefahren werden kann.

EB-Werte

In der Dialogmaske Eröffnungsbilanzwerte: Saldovorträge Sachkonten kann für jedes Bilanzkonto ein Eröffnungsbilanzwert gebucht werden. Nach Betätigen der Schaltfläche Setzen wird die folgende Dialogmaske dargestellt.

In der Dialogmaske Eröffnungsbilanzwert buchen werden das Buchungsdatum, der Eröffnungsbilanzwert und Soll bzw. Haben eingegeben. Aus diesen Eingaben erzeugt das Programm eine Buchung gegen das ausgewählte Bilanzkonto und das Konto 9000 „Saldovorträge Sachkonten“.

 

Entsprechend wird nach Betätigen der Schaltfläche Zurücksetzen eine Stornobuchung gegen das ausgewählte Bilanzkonto und das Konto 9000 durchgeführt, um den Eröffnungsbilanzwert zurückzunehmen.

 

Beide Buchungssätze werden im Kontenblatt und im Journal protokolliert.

Auswertung

Unter diesem Menüpunkt befinden sich die Dialogmasken zur Auswertung von bisherigen Buchungsvorgängen.

Kontenstand

Die Dialogmaske Abfrage Kontenstand bietet in der oberen Hälfte einen Überblick über die im Kontenplan des Vereins geführten Konten mit deren aktuellen Salden.
Zu dem aus der oberen Liste ausgewählten Konto werden in der unteren Hälfte der Dialogmaske die Buchungszeilen aufgelistet.

Kontenblätter

In der Dialogmaske Kontenblätter werden analog zur Dialogmaske Abfrage Kontenstand für das im oberen Teil ausgewählte Konto alle bisher erfolgten Buchungszeilen aufgelistet. Über die Schaltfläche Kontenblatt erstellen lässt sich ein Kontenblatt für dieses Konto ausgeben. Das Kontenblatt umfaßt die seit dem letzten Ausdruck neu hinzugekommenen Buchungen gegen dieses Konto. Über die Schaltfläche Vorherige Kontenblätter drucken können vorher erstellte Kontenblätter des ausgewählten Kontos erneut ausgedruckt werden.

 

Die Schaltfläche Aktuelle Kontenblätter erstellen bewirkt eine Erstellung von Kontenblättern für alle Konten, auf denen seit der letzten Kontenblatterstellung Bewegungen stattgefunden haben.

Die neuen Kontenblätter können nun gesammelt hintereinander gedruckt werden. Dies ist nur direkt nach der gemeinsamen Erstellung möglich. Ein späterer Ausdruck kann nur einzeln für jedes Konto über die Schaltfläche Vorherige Kontenblätter drucken vorgenommen werden.

 

Die Schaltfläche Kontenblätter prüfen sieht für alle Konten nach, ob dort seit der letzten Kontenblatterstellung Bewegungen stattgefunden haben. Es wird eine Liste der betroffenen Konten als Protokoll der Prüfung ausgegeben.

Journal

In der Dialogmaske Journal werden alle bisher erfolgten Buchungszeilen aufgelistet. Über die Schaltfläche Journal erstellen lässt sich ein Journal ausgeben. Das Journal umfaßt die seit dem letzten Ausdruck neu hinzugekommenen Buchungen. Über die Schaltfläche Vorherige Journale drucken können vorher erstellte Journale erneut ausgedruckt werden.

Summen- und Saldenliste

Die Summen- und Saldenliste beinhaltet eine Übersicht, über die bis zu dem eingegebenen Datum erfassten Kontenbewegungen bzw. die aufsummierten Kontensalden.
Sie umfasst die Eröffnungsbilanzwerte, die Summe der Abrechnungen des Monats, für den die Summen- und Saldenliste erstellt wird, die Jahresverkehrszahlen und den Saldo per Abrechnung. Die jeweiligen Werte werden pro Kontenklasse, sowie abschließend über alle Kontenklassen hinweg aufsummiert.

Offene Jahresrechnungen

Nach Betätigen der Schaltfläche Übersicht wird eine Liste der zu diesem Zeitpunkt offenen Jahresrechnungen erstellt. Diese kann direkt aus der Vorschaumaske heraus gedruckt werden.

Die Liste ist nach Name, Vorname des Mitgliedes sortiert.

Die Schaltfläche Steuerdatei bewirkt eine Erstellung einer Steuerdatei für Serienbriefe zur einfachen Erstellung von Mahnungen. Die Steuerdatei enthält Personendaten und Informationen über die offene Rechnung, wie Gesamtbetrag und noch offener Restbetrag.

Bezahlte Jahresrechnungen

Entsprechend zu den offenen Jahresrechnungen wird an dieser Stelle eine Übersicht über die bereits bezahlten Jahresrechnungen angeboten, die direkt aus der Vorschaumaske heraus gedruckt werden kann.

Abschlüsse

Hinter diesem Menüpunkt liegt die Dialogmaske zur Erstellung und Bestätigung des Jahresabschlusses.

Jahresabschluss

In der Dialogmaske Jahresabschluss können die Bilanz bzw. Vermögensaufstellung, sowie die GuV bzw. Einnahmen-Ausgaben-Überschussrechnung erstellt und über die Schaltfläche Vorschau in einer Vorschaumaske angezeigt und gedruckt werden.

Ist der Jahresabschluss für das Buchungsjahr fertig, so wird dies über die Schaltfläche erstellt im Programm bestätigt. Sind anschließend trotzdem noch Korrekturen am letzten Buchungsjahr vorzunehmen, so kann es für Änderungen im Programm über die Schaltfläche zurücknehmen wieder freigegeben werden. Diese Funktion steht nur für das Vorjahr des Kalenderjahres zur Verfügung.